はじめての理事会！開催時期の目安とスケジュールの立て方
マンションの理事に選ばれると、まず最初に頭に浮かぶのが「いつ集まるんだろう」という素朴な疑問ではないでしょうか。
お仕事や家事で忙しい毎日の中で、新しいお役目が加わるのは少しドキドキしてしまいますよね。
実は、マンションの理事会を開催する時期や頻度については、法律で厳格に「何月何日にやりなさい」と決められているわけではありません。
一般的に多くのマンションでは、月に1回、あるいは2ヶ月に1回程度のペースで理事会が開かれています。
小規模なマンションであれば、3ヶ月に1回というのんびりしたペースのところもあります。
大切なのは回数の多さではなく、マンション内の困りごとを放置せずに話し合える場が定期的におかれているかどうかです。
開催時期の決め方でおすすめなのは、第2日曜日や第3土曜日の午前中といったように、あらかじめ曜日を固定してしまう方法です。
そうすることで、メンバー全員が先の予定を立てやすくなり、出席率も自然と上がります。
もし急ぎの案件がない月があれば、その月はお休みにするという柔軟な運用を取り入れている管理組合も増えています。
まずは皆さんが無理なく集まれる「自分たちのペース」を見つけることから始めてみましょう。
総会と理事会の違いって？役割と開催時期の関係性
理事会に参加していると、よく「総会」という言葉を耳にします。
この2つの違いを、家族会議に例えて考えてみましょう。
総会は、家族全員で家の大きなリフォームを決めるような、マンション全体の意思決定を行う一番大切な場です。
一方で理事会は、その大きな決断に向けて「どんな業者さんがいいかな」と調べたり、日々の小さなお掃除当番を決めたりする、実行部隊の集まりといえます。
開催時期については、この総会から逆算して考えると非常にスムーズです。
多くのマンションでは、年度が終わってから2ヶ月から3ヶ月以内に総会を開くことになっています。
そのため、総会の1ヶ月前や2ヶ月前は、準備のために理事会が少し忙しくなる時期だと覚えておくと安心です。
ここで、以前あるマンションの理事さんが経験した少し切ない失敗談をご紹介します。
そのマンションでは理事会をあまり開かずに総会当日を迎えてしまいました。
いざ総会が始まると、住民の方から「どうしてこの工事が必要なの？」という質問が相次ぎましたが、理事会で十分に話し合っていなかったため、誰も答えられず立ち往生してしまったのです。
こうしたバタバタを防ぐためにも、総会前の時期にはしっかりと理事会を開いて、みんなで共通認識を持っておくことが大切ですね。
年度初めの理事会で話し合うべきこと！最初の議題リスト
新しい年度が始まり、最初の理事会は期待と緊張が入り混じる特別な時間です。
年度初めの理事会でまず行いたいのが、新旧理事の顔合わせと引き継ぎです。
前の期の理事さんから「実はあそこの電灯が切れやすいんだよ」といった、書類には書かれていない生の声を聞くことで、これからの活動がぐっと具体的になります。
次に大切なのが、役職の決定です。
理事長、副理事長、会計、監事といった役割を決めますが、一人で抱え込みすぎないよう、得意分野を活かせる分担を話し合ってみてください。
数字に強い方が会計を担当したり、お話し好きの方が広報を担当したりと、楽しみながら役割を振るのが長続きのコツです。
また、管理会社の担当者さんとのコミュニケーションもこの時期に深めておきましょう。
彼らは多くのマンションを支えてきたプロフェッショナルです。
分からないことがあれば遠慮なく質問し、頼れるパートナーとしての関係を築いてください。
年度の初めに「1年間、よろしくお願いします」と笑顔で挨拶を交わすだけで、その後の運営のしやすさが大きく変わります。
スムーズな運営のために！年間スケジュール作成のヒント
理事会の活動を1年間の流れで見通せると、心の余裕が生まれます。
季節ごとに検討されやすい議題をあらかじめスケジュールに組み込んでおきましょう。
例えば、春には新年度の活動計画の確認、夏には夏祭りなどのイベントや植栽の手入れ、秋には消防訓練や排水管清掃の準備、そして冬には次年度の予算案作成といった具合です。
このように年間の予定をざっくりと決めておけば、その都度「次は何を話せばいいんだろう」と悩む必要がなくなります。
また、自分たちの判断だけで進めるのが不安なときは、公的な機関が発行しているガイドラインを参考にしてみるのもひとつの手です。
理事会は、決して義務だけで動く堅苦しい場所ではありません。
同じマンションに住む仲間として、心地よい暮らしを一緒に作っていくクリエイティブな活動です。
あまり気負わず、お茶を飲むようなリラックスした雰囲気で、最初の第一歩を踏み出してみてくださいね。
